Liste – Checkout – Backoffice

Isidoro PMS

Liste

IsidoroPMS propone una serie di reports per gestire al meglio le fasi di gestione dei clienti in casa. • Lista degli arrivi. Riporta tutte le camere in arrivo in un determinato giorno, con la possibilità di richiamare la scheda di prenotazione per i controlli del caso. • Lista delle partenze. Riporta tutte le camere in partenza in un determinato giorno, con la possibilità di richiamare la procedura di check out. • Lista dei clienti alloggiati. • Foglio governanti. Serve ad organizzare il lavoro di pulizia delle camere. Il report include le camere in partenza, quelle in arrivo e quelle in fermata, oltre alle annotazioni eventualmente caricate nella scheda di prenotazione. Prima della stampa è possibile aggiungere delle note dell’ultimo momento che verranno riportate sul prospetto. Oltre al foglio giornaliero è possibile stampare anche quello periodico, utile per la pianificazione dei lavori o nel caso di servizio in outsourcing. • Prospetto ristorante. Fornisce informazioni utili alla cucina, fornendo il numero di persone a colazione, a pranzo e a cena. Il conteggio tiene conto anche di eventuali prenotazioni di passanti al ristorante. Nel prospetto vengono riportate eventuali annotazioni inserite in fase di prenotazione.

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Checkout

Il check out si esegue dalla lista delle partenze o direttamente dal planning, utilizzando il menu contestuale. È possibile emettere un unico conto per più camere, anche appartenenti a prenotazioni diverse. In presenza di agenzie o ditte paganti, IsidoroPMS separa automaticamente gli addebiti sulla base della regola di check out impostata in prenotazione e crea due conti: uno per l’ospite e l’altro per il pagante. Prima dell’emissione è possibile: • escludere determinati addebiti al fine di gestire conti personalizzati; • modificare l’intestatario del documento; • modificare il tipo di documento (scontrino, ricevuta, fattura elettronica); • modificare l’azienda di fatturazione; • scalare eventuali caparre o acconti, anche parzialmente; • personalizzare il layout del documento scegliendo fra le varie opzioni di stampa; • modificare descrizioni e importi manualmente; • applicare uno sconto a corpo sul documento a importo fisso o in percentuale; • scegliere se emettere un documento pagato o non pagato. Gli importi relativi all’imposta di soggiorno vengono calcolati ed inseriti automaticamente nel conto finale. Se i clienti di una camera chiedono conti separati nessun problema, in fase di check out si possono separare i conti con un click. IsidoroPMS è interfacciato con la maggior parte dei misuratori fiscali. Questo consente di emettere lo scontrino elettronico in automatico. Sarà anche possibile stampare una copia di cortesia in formato A4 o inviarla direttamente all’indirizzo e-mail del cliente. Per quanto riguarda le fatture elettroniche IsidoroPMS genera il file XML compatibile con il formato richiesto dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Acquistando il modulo SDI la fattura viene inviata automaticamente al Sistema di Interscambio e si può monitorare lo stato della stessa da una specifica schermata integrata nel gestionale.

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Backoffice

Le funzioni di back office che IsidoroPMS mette a disposizione sono molteplici e vanno dalla gestione dei documenti fino ad arrivare alla contabilità di base. • Emissione di documenti a clienti passanti. • Emissione di gift voucher ad importo o a servizio/prodotto. • Emissione di acconti a scalare collegati ad un cliente. • Fatturazione dei sospesi alle agenzie e ditte, con possibilità di emettere un’unica fattura riepilogativa di più sospesi. • Fatturazione delle penali dovute a cancellazioni e no show, con calcolo automatico dell’importo in funzione della policy di cancellazione. • Elenco documenti, con la possibilità di rivedere, eliminare, ristampare o esportare in PDF un documento emesso. Per le fatture elettroniche c’è la possibilità, nel caso ce ne fosse il bisogno, di emettere la relativa nota di credito parziale o totale. • Controllo dei movimenti di cassa e gestione dei turni degli operatori. • Scadenzario dei pagamenti attivi (crediti da clienti) e passivi (debiti verso fornitori). • Prima nota. • Registro dei corrispettivi. • Registro fatture. • Elenco acconti e caparre. • Riepilogo commissioni, per un controllo delle provvigioni fatturate dalle agenzie e dai portali. • Gestione delle notifiche delle fatture elettroniche, per tenere sotto controllo l’esito dell’invio al Sistema di Interscambio (solo con modulo SDI attivo).

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Scheda Cliente / Fornitore

La scheda riporta le informazioni anagrafiche dei clienti (ospiti, agenzie, ditte, portali) e dei fornitori. Sono state predisposte sezioni specifiche per memorizzare informazioni amministrative (IBAN, regole di pagamento, split payment) e commerciali (tariffa convenzionata, scontistica, commissioni). Per le aziende c’è la possibilità di inserire i dati dei referenti con i rispettivi recapiti telefonici e indirizzi e-mail. Per gli ospiti la scheda viene creata in automatico all’inserimento dei dati di Pubblica Sicurezza. È possibile impostare un messaggio di avviso, che sarà mostrato all’operatore in fase di inserimento di una nuova prenotazione. Lo storico soggiorni consente di visualizzare tutte le informazioni riguardo ai soggiorni precedenti, come ad esempio il numero di camera e il prezzo di vendita della stessa. La sezione privacy consente di sapere se il cliente ci ha autorizzato ad inviare offerte commerciali. Un’apposita sezione consente di vedere l’elenco di tutti i documenti fiscali collegati al cliente/fornitore.